W przypadku większych firm, firm o strukturze rozproszonej lub grup firm niezbędne jest narzędzie umożliwiające łatwą i szybką wymianę informacji wewnątrzfirmowych. Taką funkcjonalność zapewniają systemy intranetowe.
Mogą mieć formę prostych stron dostępnych jedynie dla pracowników lub współpracowników firmy, aż po systemy , które łączą w sobie części informacyjne z narzędziami wspomagającymi zarządzanie i pracę w firmie. W wersjach bardziej rozbudowanych umożliwiają wymianę informacji pomiędzy działami lub pracownikami firmy, a współpracownikami lub partnerami, a także np. głównymi klientami.
PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA FUNKCJONALNE
System ma umożliwiać spójne zarządzanie spersonalizowaną wymianą informacji, komunikacją i interakcją z określoną grupą użytkowników. System będzie zabezpieczony hasłem, przy pomocy którego każdy z użytkowników będzie identyfikowany, przyporządkowany do określonej grupy i będzie posiadał dostęp do wyznaczonych dla niego obszarów systemu i informacji.
PRZYKŁADOWY OPIS SYSTEMU
EXTRANET - PRZYKŁADOWE FUNKCJONALNOŚCI
Publikacja informacji
- Informacje ogólne
- Informacje spersonalizowane
(przeznaczone dla konkretnego użytkownika)
Newsletter
- Dla dystrybutorów / partnerów
- Dla klientów
(z możliwością obrandowania logotypami odpowiednich dystrybutorów)
Archiwum dokumentów
- Informacje teleadresowe o pracownikach
- Struktura firmy
- Cenniki
- Instrukcje
- Procedury
- Dokumenty firmowe
- Materiały marketingowe
Baza wiedzy
- Artykuły specjalistyczne
- Forum użytkowników
SYSTEM SERWISOWY - PRZYKŁADOWE FUNKCJONALNOŚCI
System zgłoszeń serwisowych
- Zgłaszanie konieczności interwencji serwisowej (wizyty serwisowej)
- Rejestracja przyjęcia sprzętu do naprawy
- Informacje o statusie naprawy / wycenie
- Historia napraw / interwencji serwisowych
- Możliwość kontaktu z inżynierem serwisowym
Automatyczny system komunikacji (z możliwością obrandowania logotypami dystrybutorów)
- Komunikaty dotyczące napraw
- Przypominanie o przeglądach / wizytach serwisu
- Informacje handlowe / marketingowe
Baza wiedzy
- Artykuły specjalistyczne
- Forum użytkowników
- Dokumentacja techniczna
SYSTEM ZARZĄDZANIA URLOPAMI - PRZYKŁADOWE FUNKCJONALNOŚCI
- Kalendarz urlopów
- Możliwość zgłaszania chęci wzięcia urlopu
- System informacji dla przełożonego
- Zatwierdzanie lub odrzucanie podania o urlop
- System zliczania i informacji o dostępnych dniach urlopowych dla poszczególnych pracowników
- System informacji o zastępstwach poszczególnych pracowników na czas urlopów
- System podziału użytkowników i placówek:
- Zarząd – dostęp do wszystkich informacji
- Kierownicy – dostęp do informacji o własnych podwładnych
- Pracownicy – dostęp do informacji o własnych urlopach
SYSTEM RAPORTOWANIA - PRZYKŁADOWE FUNKCJONALNOŚCI
- Baza adresowa klientów
- System alertów
- Przetargi
- Przypominanie o zakończeniu umowy
- Przypominanie o spotkaniach, terminach….
- Moduł planowania wizyt, kontaktów, działań
- Możliwość zakładania oddzielnych kont dla indywidualnych przedstawicieli podległych pod poszczególnych dystrybutorów
- Moduł raportowania i statystyk
- Historia klienta
- Historia wizyt
- Archiwum dokumentów, ofert i ważnej korespondencji z klientem
KALENDARZ
Ma prezentować zbiór informacji o całości działań Alab (zależnie od poziomu dostępu), czyli:
- wydarzenia (np. targi, konferencje itp.)
- informacje o szkoleniach
- informacje z systemu serwisowego – np. przypominanie o terminach przeglądów lub planowanego zakończenia naprawy
- „przypominajki” z systemu raportowania (tylko dla Alab i Dystrybutorów) – np. data kolejnego kontaktu (dla administratorów + poszczególnych handlowców); data zakończenia umowy; data
- przetargu
SYSTEM INTEGRACJI CENNIKÓW
Przeznaczeniem tego systemu jest importowanie i tworzenie ujednoliconego cennika na podstawie cenników dostarczonych przez dostawców.
- System importu cenników (do 20 cenników importu szablonów w cenie, każdy kolejny – 150 zł)
- System edycji cen / rabatów
- Moduł eksportu cenników do wykorzystania w innych aplikacjach lub offline
SYSTEM OFERTOWY
Przeznaczeniem tego systemu jest wykorzystanie ujednoliconych cenników do tworzenia ofert dla klientów.
- System importu produktów do oferty
- System edycji cen / rabatów
- Edycja danych kontrahenta
- System eksportu / druku oferty
SYSTEM PRZETARGOWY
Przeznaczeniem tego systemu jest uproszczenie obsługi przetargów.
- System importu informacji o przetargach
- System przydzielania przetargów do odpowiednich pracowników
- Kontrola statusów przetargów
- Kalendarz i przypominanie o terminach
- System raportowania
